Aspek Aspek Yang Mempengaruhi Managemen Proyek

Aspek Aspek Yang Mempengaruhi Managemen Proyek

Studi kelayakan proyek adalah penelitian tentang dapat tidaknya suatu proyek (biasanya merupakan proyek investasi) dilaksanakan dengan berhasil. Dua serangkai ungkapan asing “doing the
right thing (efficient)” dan “doing thing the right (effective)” bukanlah merupakan hal yang baru bagi pedoman melakukan suatu kegiatan. Apa yang mungkin masih perlu penjabaran dan perumusan adalah bagaimana melaksanakannya agar tercapai maksud dari ungkapan di atas. Pada era globalisasi, dimana batas antarnegara makin terbuka, produk dan jasa dari suatu tempat mudah mencapai tempat lain, maka hanya mereka yang bekerja dengan prinsip di atas yang akan memenangkan persaingan dan merebut pasaran, yang pada giliran selanjutnya menikmati hasil usahanya lebih dulu dan lebih banyak.
Kegiatan proyek dapat diartikan sebagai satu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka
waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang
sasarannya telah digariskan dengan tegas. Tugas tersebut dapat berupa membangun pabrik, membuat produk baru atau melakukan penelitian dan pengembangan. Adapun ciri-ciri pokok sebuah
proyek adalah:
1. Memiliki tujuan yang khusus, produk akhir atau hasil kerja akhir.
2. Jumlah biaya, sasaran jadwal serta kriteria mutu dalam proses mencapai tujuan diatas telah ditentukan.
3. Bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas.
4. Nonrutin, tidak berulang-ulang. Jenis dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsung.

Selain ciri di atas sebuah proyek harus mempunyai parameter. Parameter ini sangat penting bagi penyelenggara proyek yang sering diasosiasikan sebagai sasaran proyek, antara lain:
1. Anggaran. Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi anggaran. Untuk proyek-proyek yang melibatkan dana dalam jumlah yang besar dan jadwal bertahun-tahun, anggarannya bukan hanya ditentukan untuk total proyek tetapi dipecah bagi komponenkomponennya,
atau per periode tertentu yang jumlahnya disesuaikan dengan keperluan. Dengan demikian, penyelesaian bagian-bagian proyek pun harus memenuhi sasaran anggaran per periode.
2. Jadwal. Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal akhir yang telah ditentukan. Bila hasil akhir adalah produk baru, maka penyerahannya tidak boleh melewati batas waktu yang ditentukan.
3. Mutu. Produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan. Sebagai contoh, bila hasil kegiatan proyek tersebut berupa instalasi pabrik, maka kriteria yang harus dipenuhi adalah pabrik harus mampu memenuhi tugas yangdimaksudkan atau sering disebut sebagai fit for the intended use.
Langkah pertama merancang pelaksanaan proyek ialah membaginya ke dalam berbagai kegiatan. Kegiatan-kegiatan perlu diidentifikasi dan hubungan antar kegiatan tersebut harus jelas. Berdasar pembagian ini pula dapat dilakukan alokasi sumber daya dan waktu.

Langkah kedua ialah menentukan skedul/jadwal kegiatan dalam proyek. Semua kegiatan disusun dalam suatu rencana yang menyeluruh, sehingga bisa diperkirakan kapan proyek tersebut akan selesai dan beroperasi secara komersial. Dalam hal ini biasanya digunakan bantuan teknik atau cara seperti bagan GANTT atau diperluas dengan mempergunakan analisis network seperti PERT (Program Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Method).

Kedua teknik ini merupakan suatu cara untuk merencanakan penyelesaian pekerjaan, memperkirakan waktu yang diperlukan. Secara formal kedua teknik ini sering didefinisikan sebagai suatu metode unutuk menjadwal dan menganggarkan sumber-sumber daya untuk menyelesaikan pekerjaan pada jadwal yang sudah
ditentukan.

Perancangan dari aspek manajemen ini akan menganalisa 3 faktor yang merupakan syarat yang harus di kerjakan agar suatu proyek dikatakan layak dari segi manajemen, yaitu:
1. Penentuan atau taksiran waktu (Duration Time).
2. Penentuan waktu dalam menyelesaikan suatu proyek atau urutan kegiatan.
3. Perencanaan Sumber Daya Manusia/tenaga kerja
4. Perkiraan biaya proyek.
5. Analisis hasil kelayakan proyek

Karakteristik Manajemen Proyek

Karakteristik Manajemen Proyek

Spektrum Managemen

Manajemen proyek Perangkat Lunak (PL) yang efektif berfokus pada 3 P, dimana harus berurut yaitu
PEOPLE : Elemen terpenting dari suksesnya proyek
PRODUCT / PROBLEM : Software yang dikembangkan
PROCESS : Suatu kerangka kerja dari suatu aktifitas dan kumpulan tugas untuk memgembangkan PL
PROJECT
(tambahan) : Penggabungan semua kerja untuk membuat produk menjadi kenyataan
PEOPLE ( MANUSIA)
SEI telah mengembangkan suatu model kematangan kemampuan manajemen manusia (People Management Capability Manurity Model ( PM – CMM ) ) untuk mempertinggi kesiapan organisasi PL dalam membuat aplikasi yang semakin kompleks sehingga menarik, menumbuhkan, memotivasi, menyebarkan dan memelihara bakat yang dibutuhkan untuk mengembangkan kemapuan mengembankan PL mereka.

Model kematangan manajemen manusia membatasi pada
Rekruitmen
Seleksi
Manajemen unjuk kerja
Pelatihan Kompensasi
Pemgembangan karir
Desain kerja & organisasi
Perkembangan karir tim / kultur

Manusia dalam pengembangan PL terdiri dari :

a. Player (Pemain)
- Manajer Senior menentukan isu bisnis yang mempengaruhi dalam proyek
- Manajer Proyek merencanakan, memotivasi, mengorga-nisir,mengontrol aplikasi/produk
- Pelaksana mempunyai ketrampilan teknik untuk merekayasa aplikasi
- Pelanggan menentukan jenis kebutuhan bagi PL yang akan dibuat
- Pemakai akhir yang berinteraksi dengan PL yang dibuat

b. Team Leader (Pimpinana Tim)
Manajemen proyek merupakan kegiatan manusia intensif sehingga memerlukan praktisi yang cakap.
Model Kepemimpinan (MOI yaitu Motivasi, Organisasi, gagasan & Inovasi) menurut Jerry Weinberg.
Karakteristik yang menentukan manajer proyek efektif yaitu
- Pemecahan Masalah - Prestasi
- Identitas manajerial - Pengaruh & pembentukan tim


c. The Software Team ( Tim PL)
Sumber daya manusia kepada sebuah proyek yang akan membutuhkan n manusia yang bekerja selama k tahun , ada beberapa alternatif untuk menentukan sumber daya tersebut :
- n orang mengerjakan tugas fungsional berbeda sebanyak m dengan sedikit kombinasi kerja & koordinasi tanggung jawab manajer proyek
- n orang mengerjakan tugas fungsional berbeda sebanyak m (m= 1 tugas fungsional, setiap tim mempunyai sebuah struktur spesifik yang ditentukan untuk semua tim yang bekerja pada sebuah proyek, koordinasi dikontrol oleh tim itu sendiri dan oleh manajer proyek PL ( sistem ini paling produktif)

Mantei, mengusulkan 3 organisasi tim yaitu:
Demokrasi terdesentralisasi (DD)
Tidak memiliki pimpinan permanen dan koordinator dipilih untuk tugas pendek bila tugas berbeda maka pimpinan berbeda. Keputusan diambil oleh konsensus kelompok dan komunikasi secara horizontal
Terkontrol terdesentralisasi (CD)
Tim memiliki pimpinan tertentu dan memiliki pimpinan skunder untuk sub-sub masalah. Pemecahan masalah merupakan aktifitas dari kelompok dan implentasi pemecahan pada sub-sub kelompok. Komunikasi antar kelompok dan orang bersifat horizontal tetapi komunikasi secara vertical berjalan bila hirarki kontrol berjalan .
Terkontrol tersentralisasi (CC)
Pemecahan tingkat puncak dan internal tim oleh pimpinan tim. Komunikasi dilakukan secara vertical.

7 faktor proyek yang harus dipertimbangkan dalam rencanakan tim RPL yaitu :
1. Kesulitan pada masalah
2. Ukuran program yang dihasilkan (LOC / function)
3. Waktu tim (umur)
4. Tingkat dimana dapat dimodularitasi
5. Kualitas serta keandalan
6. Kepastian tanggal penyampaian
7. Tingkat sosiabilitas / komunikasi

Constantine, mengusulkan 4 paradigma organisasional bagi tim RPL
1. Paradigma Tertutup
Membentuk hirarki otoritas tradisional ( mirip tim CC) tetapi kurang inovatif
2. Paradigma Random
Membentuk tim longgar & tergantung pada inisiatif individual tim, untuk inovasi sangat baik(unggul) bila unjuk kerja tim teratur.
3. Paradigma Terbuka
Membentuk tim dengan cara tertentu sehingga banyak kontrol, inovasi banyak . Cocok untuk masalah yang kompleks tetapi tidak seefesien tim lainnya
4. Paradigma Sinkron
Mengorganisasikan tim untuk bekerja pada bagian-bagian kecil masalah dengan komunikasi aktif pada tim

d. Coordinatian & Communication Issue (masalah koordinasi & komunikasi)
Proyek PL mengalami kesulitan dikarenakan :
Skala usaha pengembangan yang besar sehingga kesulitan dalam mengkoordinasi anggota tim & Kompleksitas yang semakin besar
Ketidakpastian mengakibatkan perubahan terus menurus pada proyek
Interoperabilitas merupakan ciri dari sistem dan menyesuaikan dengan batasan sistem

Kraul & Streeter menguji sekumpulan teknik koordinasi proyek yang dibagi atas
Pendekatan impersonal, formal penyampaian & dokumen RPL (memo, laporan dll)
Prosedure interpersonal, formal aktifitas jaminan kualitas yang diterapkan kepada produk kerja RPL (status pengkajian , perancangan & inpeksi kode)
Prosedure interpersonal, informal pertemuan kelompok untuk menyebarkan informasi & pemecahan masalah serta pengembangan staf
Komunikasi teknik, surat elektronis, web sites, teleconferens, papan buletin elektronik
Jaringan interpersonal diskusi informal pada orang diluar proyek untuk mendapatkan pengalaman sehinnga mendukung kerja proyek

Managemant Proyek Dan Resiko

Manajemen Proyek

Manajemen merupakan sebuah proses terpadu dimana individu-individu sebagai bagian dari organisasi yang dilibatkan untuk merencanakan, mengorganisasikan, menjalankan dan mengendalikan aktifitas-aktifitas, yang kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung terus menerus seiring dengan berjalannya waktu. Proyek merupakan suatu tugas yang perlu dirumuskan untuk mencapai sasaran yang dinyatakan secara kongkrit serta harus diselesaikan dalam suatu periode tertentu dengan menggunakan tenaga manusia dan alat-alat yang terbatas dan begitu kompleks sehingga dibutuhkan pengelolaan dan kerjasama yang berbeda dari yang biasanya digunakan.
Manajemen proyek adalah penerapan dari pengetahuan, ketrampilan, ‘tools and techniques’ pada aktivitas-aktivitas proyek supaya persyaratan dan kebutuhan dari proyek terpenuhi. Proses-proses dari manajemen proyek dapat dikelompokkan dalam lima kelompok yaitu : ‘initiating process, planning process, executing process, controlling process dan closing process’.
Bilamana dibandingkan dengan definisi dari proyek, maka semua ‘pekerjaan yang lain’ dianggap sebagai suatu rutinitas belaka. Suatu pekerjaan rutin biasanya berlangsung secara kontinu, berulang-ulang dan berorientasi ke proses. Sebagai suatu proses yang terus menerus, pekerjaan yang rutin tidak dianggap suatu proyek.

Contoh

Membangun sebuah stadion sepak bola, megelola penelitian berskala besar, melaksanakan pembedahan transplantasi organ tubuh, memasang lintas produksi, atau berjuang mendapatkan ijazah strata satu di suatu perguruan tinggi.

Manajemen Resiko

Resiko dapat ditafsirkan sebagai bentuk keadaan ketidakpastian tentang suatu keadaan yang akan terjadi nantinya (future) dengan keputusan yang diambil berdasarkan berbagai pertimbangan pada saat ini.
Manajemen resiko adalah proses pengukuran atau penilaian resiko serta pengembangan strategi pengelolaannya. Strategi yang dapat diambil antara lain adalah memindahkan resiko kepada pihak lain, menghindari resiko, mengurangi efek negatif resiko, dan menampung sebagian atau semua konsekuensi resiko tertentu. Manajemen resiko tradisional terfokus pada resiko-resiko yang timbul oleh penyebab fisik atau legal (seperti bencana alam atau kebakaran, kematian serta tuntutan hukum). Manajemen resiko adalah rangkaian langkah-langkah yang membantu suatu perangkat lunak untuk memahami dan mengatur ketidak pastian (Roger S. Pressman).

Contoh

Manajement Resiko Proyek Pengembangan Perangkat Lunak Mybiz 2 di Software House ABC
Software House ABC merupakan sebuah perusahaan pembuatan perangkat lunak yang memprioritaskan dirinya dalam pengembangan perangkat lunak produksi masal untuk keperluan perusahaan dagang, khususnya dalam hal inventory dan payroll. Salah satu proyek perangkat lunak yang sedang dikembangkan saat ini adalah MyBiz 2.